58e38b8309836 o full

W Urzędzie Gminy Narew sposób przyjmowania i załatwiania spraw jest następujący:

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym, zaś przesyłki specjalnego rodzaju (faksy, pisma organów naczelnych i centralnych, listy polecone, ekspresowe, pisma procesowe itp.) wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju.

2. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

  • adresowanych imiennie, które przekazywane są adresatom,
  • wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
  • z klauzulą „Zastrzeżone”.

3. Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i numer ewidencyjny wychodzący z rejestru kancelaryjnego, pod którym zarejestrowano daną korespondencję, zaś na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty. Po wykonaniu tych czynności pracownik sekretariatu przekazuje korespondencję kierownikowi urzędu. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przekazuje się zgodnie z dyspozycją kierownika pracownikom za pokwitowaniem.

4. Pracownicy, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdzają czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim przypadku – przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach pracownik wpisuje znak sprawy w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Sprawy nie załatwione w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

5. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie daty załatwienia. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a na kopii pisma stwierdza się wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania. Pisma przeznaczone do wysłania wysyła się zgodnie z dyspozycją (polecony, ekspres itp.) i wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju i pocztowej książki nadawczej. Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

 

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat interesującej Cię sprawy przejdź na strony Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Narew klikając poniższe odsyłacze.

Biuletyn Informacji Publicznej - przewodnik po usługach: